1. Scopul prelucrării prin mijloace video
Poliția Locală Iași (PLI) și structurile din subordine prelucrează date cu caracter personal, respectiv imaginea, prin intermediul sistemelor video în scopul monitorizării accesului persoanelor în instituție, al asigurării securității spațiilor și bunurilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediul instituției.
PLI utilizează subsistemul de supraveghere video pentru asigurarea siguranței și securității instituției. Acest subsistem vine în completarea subsistemelor de detecție și alarmare la tentativa de efracție, de control acces, de detecție, semnalizare și alarmare la incendiu, formând astfel un sistem integrat la securitate fizică. Astfel subsistemele de televiziune în circuit închis funcționează în relație de colaborare cu celelalte subsisteme enumerate mai sus, asigurând elementul de monitorizare în timp real și posibilitatea de vizualizare post-eveniment precum și înregistrare, afișarea și transmisia video către diverse persoane desemnate ca utilizatori ai subsistemului de supraveghere.
Întrucât prelucrarea datelor cu caracter personal (imaginea) prin intermediul mijloacelor de supraveghere video are un caracter obligatoriu, refuzul persoanei de a furniza datele respective determină anularea accesului acesteia în sediul PLI/Dispecerat.
2. Condiții de legitimitate
Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, instalarea și utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor și elementelor componente ale sistemului de supraveghere video se realizează în conformitate cu prevederile legale în domeniu:
– Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD);
– Decizia nr. 52/2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, emisă de președintele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
– Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
– Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003, aprobate prin HG nr. 301/2012, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordinul nr. 52/2002 privind aprobarea Cerințelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, emis de Avocatul Poporului;
– Regulamentul de organizare și funcționare a Poliției Locale Iași aprobat prin Hotărâre a Consiliului Local Iași;
– Regulamentul Intern al Poliției Locale Iași;
– Planul de pază al Poliției Locale Iași;
– Regulamentul de organizare și funcționare a Dispeceratului zonal de monitorizare a sistemelor de alarmare împotriva efracției al Poliției Locale Iași.
Conform dispozițiilor art. 13 alin.(2) din Decizia nr. 52/2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video se face numai de către persoanele autorizate de către operator (angajați ai operatorului).
3. Zonele monitorizate
Amplasarea camerelor de supraveghere a fost realizată în conformitate cu legislația în vigoare și în baza proiectelor tehnice elaborate de societăți specializate și avizate de IPJ Iași, Serviciul de Ordine Publică.
Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată (birouri în care publicul nu are acces, toalete și alte locații similare). În mod excepțional, în cazul unor necesități în materie de securitate justificate în mod corespunzător, se pot instala camere în birourile în care angajații își desfășoară activitatea, însă numai după efectuarea unei evaluări de impact și după informarea Responsabilului cu protecția datelor. În astfel de cazuri se va avea în vedere respectarea dispozițiilor art. 8 alin.(2) și alin.(3) din Decizia nr. 52/2012.
Se supraveghează prin mijloace video:
– zonele de acces și spațiile destinate publicului;
– zonele cu acces restricționat (administrative conform Programului de prevenire a scurgerii de informații clasificate deținute de Poliția Locală Iași aprobat și avizat de Direcția Județeană de Informații Iași);
– zonele de acces în incinta sediilor aparținaând Punctelor de lucru din Str. Bucium, nr. 30 și B-dul Ștefan cel Mare și Sfânt nr. 10 A, subsol.
4. Transparență și informare
PLI furnizează persoanelor care intră în zona supravegheată video informaţiile prevăzute de art. 13 din Regulamentul general privind protecția datelor şi de art. 11 din Decizia nr. 52/2012, emisă de președintele ANSPDCP.
În acest sens, informaţiile prevăzute la art. 13 din RGPD, având alăturată pictograma aferentă, sunt aduse la cunoştinţa persoanelor vizate în mod clar şi permanent, prin intermediul unui afiş ″Notă de informare″ postat în locurile monitorizate, poziţionat la o distanţă rezonabilă de locul unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzut de orice persoană.
5. Protejarea vieții private și securitatea informațiilor
Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a spori gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
– limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;
– mediile de stocare (înregistratoare video digitale) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
– toți utilizatorii cu drept de acces au semnat fișa de post prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;
– dreptul de acces se acordă utilizatorilor doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
– persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii de acces la bazele de date, este administratorul de sistem, desemnat în acest sens de operator;
– administratorul/responsabilul de sistem de securitate fizică desemnat în acest sens ține în permanență o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;
– responsabilul cu protecția datelor personale va fi consultat înainte de instalarea oricărui nou sistem video.
Totodată, s-a avut în vedere prevenirea unei prelucrări ilegale de date cu caracter personal sau accesul neautorizat la datele respective.
6. Accesul la datele cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video
Accesul la imaginile video înregistrate și transmise în direct sunt limitate la un număr redus de persoane (angajați ai instituției) care pot fi identificate în mod clar și este determinat prin atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces).
Accesul la materialul filmat și/sau la arhitectura tehnică a sistemului video este limitat la un număr redus de persoane care pot fi identificate în mod clar și este determinat prin atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces).
PLI impune limite în privința persoanelor care au dreptul să copieze, să descarce, să șteargă sau să modifice orice material filmat.
Toți membrii personalului cu drept de acces la înregistrările video beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Instruirea este oferită fiecărui nou membru al personalului, urmând ca atelierele periodice pe teme privind protecția datelor să fie organizate cel puțin o dată la doi ani pentru toți membrii personalului care au drept de acces la date.
Orice încălcare a securității în ceea ce privește subsistemul de supraveghere video este indicată în Registrul de evidență a operațiunilor de descărcare/consultare/multiplicare, iar Responsabilul cu protecția datelor este informat în legătură cu acest lucru, fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult 12 ore.
Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenței la program sau evaluarea performanței la locul de muncă.
În cazuri excepționale, dar cu respectarea garanțiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei de cercetare disciplinară desemnată de Directorul General al PLI, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiția ca informațiile să ajute la investigarea unei infracțiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile și libertățile unei persoane.
7. Dezvăluirea datelor cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video
Informațiile înregistrate prin sistemele de supraveghere video sunt destinate utilizării de către PLI în scopul monitorizării accesului persoanelor în instituție, al asigurării securității spațiilor și bunurilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediul instituției și sunt puse la dispoziția organelor judiciare și a altor instituții abilitate de lege să solicite aceste informații, la cererea expresă a acestora.
Orice activitate de transfer și dezvăluire a datelor personale către terți va fi documentată și supusă unei evaluări riguroase privind necesitatea comunicării și compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces). În aceste cazuri va fi consultat și Responsabilul cu protecția datelor desemnat la nivelul operatorului de date.
Orice situație de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului în Registrul de evidență a operațiunilor de descărcare/consultare/multiplicare.
Imaginile înregistrate prin intermediul sistemului de supraveghere video instalat în incinta sediului PLI și Dispecerat pot fi puse la dispoziția organelor judiciare, la cererea expresă a acestora.
Datele dumneavoastră cu caracter personal, prelucrate prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video NU vor fi transferate în străinătate.
8. Durata de stocare
Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.
La expirarea perioadei de stocare datele se șterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate.
În cazul producerii unui incident de securitate, precum și în cazuri temeinic justificate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate.
Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic (la un interval de două luni).
În cazul în care durata de stocare depășește termenul prevăzut de 30 de zile, aceasta se va consemna în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.
9. Drepturile persoanei vizate
PLI garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate vor respecta procedura de acces la date cu caracter personal.
Informarea persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
Responsabilul cu protecția datelor va asigura actualizarea informărilor corespunzător realităților existente în cadrul activităților desfășurate de PLI.
În conformitate cu dispoziţiile Regulamentului nr. 679/2016 persoana vizată are următoarele drepturi:
– dreptul de acces,
– dreptul la rectificare,
– dreptul la ștergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″),
– dreptul la restricționarea prelucrării,
– dreptul la portabilitatea datelor,
– dreptul la opoziție,
– dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri.
Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus persoana vizată trebuie să transmită a cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată (conform modelului prezentat la secțiunea Cereri privind exercitare drepturi) la adresa:
Poliția Locală Iași
Municipiul Iași, Str. Bucium, nr.30
e-mail: politialocala.is@yahoo.com
fax: 0232.231.617
sau poate depune cererea personal la sediul PLI din Municipiul Iași, Str. Bucium nr. 30.
În situația depunerii cererii la sediul mai sus-menționat, personalul cu atribuții în acest sens va înainta cererea la conducerea instituției în vederea soluționării acesteia.
Pentru informaţii suplimentare puteţi contacta Responsabilul cu protecția datelor la numărul de telefon 0232.231.608 sau la adresa de e-mail: politialocalais.@yahoo.com.
Precizăm faptul că exercitarea drepturilor este gratuită.
De asemenea, potrivit Regulamentului general privind protecția datelor, persoana vizată are dreptul de a depune plângere (art. 77) la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal la sediul acesteia din B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 0103336, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro sau de a se adresa justiției (art. 79).
Prezenta Notă de Informare va fi postată pe rețeaua INTRANET pentru serviciile instituție și pe Site-ul instituției, respectiv politialocala-is.ro, afișare la sediu, în scris, pentru a fi adusă la cunoștința celor interesați și consimțământul acestora în vederea prelucrării datelor cu caracter personal de către Poliția Locală Iași în calitate de Operator date.
Exprimarea acordului / consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal de către Poliția Locală Iași – conform Anexei nr. 1.
Prezenta Informare (6 pag.) a fost avizată în ședința Comisiei Manageriale din data de 13 iunie 2018.
Anexa nr. 1
EXPRIMARE ACORD / CONSIMȚĂMÂNT
PENTRU PRELUCRAREA ȘI TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Subsemnatul/a ________________________, CNP ____________________, posesor al B.I./C.I. seria _____ nr. ___________, eliberat/ă de _____________________ la data de ______________, în calitate de _____________________________________________1, declar următoarele:
I__I Sunt de acord / I__I nu sunt de acord ca datele mele cu caracter personal să fie prelucrate de către Poliția Locală Iași în vederea soluționării solicitării referitoare la ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
I__I Sunt de acord / I__I nu sunt de acord ca datele mele cu caracter personal să fie transmise către terții pentru care am făcut solicitarea de la pct. 1.
Aam luat la cunoștință de informațiile puse la dispoziție de către Poliția Locală Iași prin prezenta Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal sub forma _____________________________________2, în lumina Regulamentului GDPR și am fost informat/ă de către Poliția Locală Iași cu privire la drepturile pe care le conferă Regulamentul GDPR și legea română privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.
Am fost informat că datele cu caracter personal pot fi dezvăluite oricăror persoane fizice sau juridice de drept public și privat și structurilor teritoriale ale acestora care urmează să fie implicate în soluționarea cererii menționate la pct. 1;
Am înțeles că refuzul prelucrării datelor mele cu caracter personal poate conduce la imposibilitatea soluționării cererii/solicitării menționate la pct. 1.
Numele și prenumele, Data,
____________________ _________________
Semnătura
____________________
Notă:
1 – În ce calitate și ce servicii solicitați instituției PLI,
2 –Modalitatea de luare la cunoștință a prezentei Note de Informare (Site-ul instituției, respectiv politialocala-is.ro, afișare la sediu, în scris).
